Arbetsorder

Hantering av arbetsordrar

 

Hanteringen av arbetsordrar syftar till att på ett effektivt sätt omvandla de många uppdrag och begäranden som riktats till den tekniska personalen till konkreta arbetsordrar och tilldela dem till de personer/tjänster som är ansvariga och utföra dem i enlighet med specifika instruktioner.

Det finns flera olika möjliga källor som kan initiera en arbetsorder:

  • Planerade eller periodiska uppgifter (t.ex. förebyggande underhåll)
  • Projekt (t.ex. inredningsprojekt)
  • Rapporter i den centrala portalen för ärendehantering (t.ex. reaktiva reparationer)
  • Sensorer (t.ex. temperaturen är för hög, soptunnan full)

Sensorerna är kopplade automatiskt till allmänna sensornätverk (utan behov för anpassning).

Indelningen av uppdrag och utförandet som sker baserat på denna funktionalitet bör göras så effektivt som möjligt. Ett par konkreta exempel på detta är grupperingen av arbetsordrar:

  • För samma byggnad
  • För samma underhållstjänst
  • Som en funktion med kompetenser

Det är tydligt att FMIS kommer att se till arbetsordrarna automatiskt fördelas till involverade ansvariga parter. Detta kan ske baserat på filtrering eller någon annan metod som föreslås av budgivaren.

Effektivitet innebär därmed också att de som utför en arbetsorder på förhand har alla uppgifter för att kunna utföra sitt arbete på ett smidigt sätt:

  • Kundorganisation
  • Tillgångar och inventering av befintliga objekt
  • Kontrakt i ramavtalet enligt vilket arbetsordern utförs
  • Historik gällande insatser för dessa objekt
  • Varje organisation (kompetens, team, maskiner/verktyg, material/delar, osv.)
  • Kunskap om tillgängligeten av personer och resurser (akut nödvändighet, prioritering, planering, osv.)

 

Att hantera arbetsordrar är en av den tekniska personalens huvudsakliga uppgifter. FMIS bör bidra till detta genom att:

  • Planering: Förenkla verksamhetsstyrningen av tillhandahållande av tjänster genom att säkerställa att
    • de olika arbetsordrarna planeras effektivt (enligt en viss frekvens)
    • deras status övervakas (och eventuella granskningar kan utföras)
    • de utförs inom förutsedda tidsramar (SLA)
  • Utförande: Se till att arbetsordrar utförs på korrekt sätt enligt centralt definierad bästa praxis per specifik typ av arbetsorder genom:
    • tydliga instruktioner per typ av arbete eller underhållsobjekt
    • detaljerade checklistor där varje punkt kan (eller måste) bockas av och dokumenteras via en interaktiv applikation
  • Kostnadshantering:
    • Se till att användningen av tid (personal) och material (delar) övervakas ordentligt
    • Se till att arbetsrelaterade kostnader allokeras till rätt kostnadsställe
    • Se till att det skapas mappar för arbetsordrarna som innehåller leverantörsfakturor
  • Uppföljning: Se till att arbetet med en arbetsorder som utförs också kan följas upp
    • Gör en granskning som utförs av den lokala byggnadschefen för att säkerställa kvaliteten
    • Se till att servicehistoriken för ett underhållsobjekt sparas för att kunna utföra en efterföljande trendanalys

 

Såsom angivits är den centrala portalen för ärendehantering och hanteringen av arbetsordrar väldigt nära sammankopplade:

  • För att effektivt kunna följa upp statusen på en rapport måste den fortsatt kopplas till arbetsordern/arbetsordrarna som den kom ifrån
  • De grundläggande uppgifterna i en rapport ska automatiskt överföras till arbetsordrarna. Om så krävs kan användaren manuellt anpassa eller lägga till förtydliganden till uppgifterna för arbetsordern.

 

Såsom tidigare angivits kommer fördelningen av arbetsordern till relevant underhållstjänst att ske automatiskt, om möjligt, baserat på valda fält. Dessutom bör det vara möjligt att manuellt ange vilken tjänst/person som hanterar arbetsordern. Det är ett krav att personen/tjänsten kan anpassas manuellt under den vidare behandlingen av arbetsordern.

Arbetsordern kommer slutligen att hamna antingen med den utförande tekniska personalen eller via ett planeringsschema tilldelas till den som kommer att vara ansvarig för uppföljning till ett tredje företag. Det är därför viktigt, antingen inom FMIS eller baserat på en koppling, att ha tillgång till översikten för våra leverantörsuppgifter.

 

Det kan vara så att en viss arbetsorder delas upp i olika deluppgifter som hanteras av olika personer och/eller tekniska discipliner.

Oavsett statusen för en arbetsorder så måste det vara möjligt att göra en utskrift med alla relevanta uppgifter. Den utförande tekniska personalen kan sedan sätta igång med arbetet med hjälp av denna utskrift. Denna utskrift innehåller beskrivande information gällande själva arbetsordern (vad, var, osv.) såväl som organisatoriska uppgifter, såsom personen som är ansvarig för byggnaden, kontaktpersonen för byggnaden,

Den utskrivna arbetsordern tillåter den tekniska personalen att skriva ner hur många timmar som spenderats, vilket material som använts och vilket material som förbrukats för arbetsordern. All denna registrerade information gör det möjligt att registrera kostnaderna som kopplas till ingreppet i FMIS och på så sätt kan man vara medveten om försörjningsbördan för byggnader och anläggningar eller till och med specifika kunder. För detta ändamål måste det också vara möjligt att registrera timlönen enligt olika klassificeringar och koppla detta till de relevanta underhållsarbetarna.

Det ska gå att lägga till olika dokument, såsom ingreppsrapporter, inspektionsrapporter och bilder till arbetsordern i FMIS.

Dessutom måste det finnas möjlighet att digitalt slutföra arbetsorderns flöde genom att den utförande tekniska personalen har en mobilapp, smarttelefon eller surfplatta. Den utförande tekniska personalen bör kunna ta emot arbetsordrar, ändra status, be om ytterligare information och ge input om deras hantering på ett tydligt och användarvänligt sätt. Budgivaren bör utarbeta ett förslag för det medium som är lämpligast för den tekniska personalen för att kunna följa arbetsordrar digitalt (smarttelefon, surfplatta, bärbar dator, etc.).

Avsättningar för påskyndad registrering av en arbetsorder som redan har genomförts bör finnas bland alternativen i FMIS. Det innebär att små interna ingrepp även registreras på initiativ av den tekniska personalen.

Planeringen och tidsregistreringen för arbetsordrar är extremt viktig. Om så önskas kan teknisk personal använda FMIS för att ge feedback till den interna kunden gällande statusen och rapportens framsteg. Denna feedback med FMIS ska vara möjlig på två sätt:

 

  • Ett automatiskt meddelande skickas via e-post eller SMS som en funktion för ett antal kritiska steg som uppnås i hanterandet av arbetsordern. Detta meddelande kan formateras enligt specifika e-postmallar på olika språk.
  • Med hjälp av webb-/intranätsapplikationen med den centrala portalen för ärendehantering, där den interna kunden kan be om att få rapporten på eget initiativ.

 

Så snart begäran har fyllts i fullständigt och skickats till respektive tjänst kan arbetet med att hantera arbetsbegäran påbörjas och den omvandlas till en arbetsorder.

Efter att den interna kunden har registrerat sina behov på korrekt sätt genom en rapport så distribueras den automatiskt till den relevanta tjänsten. Distributionen sker som en funktion för vald tjänst och/eller expertis, d.v.s. beroende typ av rapport. Alternativen är:

  • Tekniska tjänster (arbete som sköts internt eller utförs av en extern tjänsteleverantör)
  • Städning
  • Catering
  • Miljöunderhåll
  • Hantering av flotta

Från och med det ögonblick då en medarbetare ur underhållspersonalen mottar rapporten som ska hanteras så omvandlas rapporten till en arbetsorder. Den tekniska personalen kan när som helst avböja rapporten eller arbetsordern, eller skicka det vidare till en kollega, såvida det finns rimlig anledning att göra så.

Under normala omständigheter kan chefen för den relevanta tekniska tjänsten skicka vidare arbetsordern till de respektive planerarna. Om så är nödvändigt kan ärendet eskaleras för ytterligare utvärdering innan arbetsordern förbereds för att utföras.

 

Arbetsplaneraren kommer sedan att planera och förbereda arbetet som ska utföras. Detta innefattar att:

  • planera arbetet
  • tilldela uppdraget till det team eller privata företag som ska utföra det
  • reservera materialen som kommer att förbrukas
  • reservera materialen som kommer att användas
  • om tillämpligt, informera den interna kunden om tiden för verkställandet

För mer komplexa situationer som kräver interaktion mellan de olika parterna kommer arbetsordern att delas in i olika aktiviteter som relaterar till den ursprungliga arbetsordern.

Dessa aktiviteter tilldelas i sin tur till respektive ansvarig part, på samma sätt som en individuell arbetsorder och planeras och utförs i en logisk sekvens.

Den fullständiga hanteringen av arbetsorderfunktioner baseras på statusar och statusövergångar som fungerar som grunden för ansvarsavgränsning för dem som ansvarar för genomförandet samt för att kommunicera med den interna kunden. Antalet statusar och statusövergångar kan konfigureras helt och hållet.

Varje status med tillhörande hanteringssteg och person som är involverad bör ingå i historiken för arbetsordern i fråga.

En arbetsorder kan kopplas till ett underhållsobjekt för att kunna spåra historiken och göra det möjligt att göra en trendanalys.

Detta kan tillhandahållas med hjälp av QR-koder som etiketter på underhållsobjekt. När en arbetsorder utförs så skannas QR-koden för att vara säker på att teknikern arbetar på rätt objekt.

FMIS-programmet har en QR-generator som kan skriva ut och applicera QR-koder i stor skala.

Där så är nödvändigt kan GPS-koordinater registreras under utförandet som ett bevis på närvaro.

Via mobilappen kan teknikern som utför arbetsordern fånga upp en digital underskrift från den lokala klienten som ett bevis på godtagandet av levererad prestation.

Om teknikern behöver delar från lagret kan dessa begäras.

För att kunna arbeta på ställen utan Wi-Fi-nätverk måste det vara möjligt att göra arbetsordrarna tillgängliga offline genom att ladda ner dem i en mobilapp.

Utöver informationen som överförs från den centrala portalen för ärendehantering sparas följande (icke-uttömmande) uppgifter med en arbetsorder:

  • Automatiskt tilldelat sekvensnummer för arbetsordern
  • Ett nummer som är ett annat referensnummer (inköpsordernummer, budgetnummer, arbetslistnummer, osv.)
  • Utfört av:
    • Intern teknisk personal
    • Annan tjänst, utöver tekniska tjänster
    • Tredje part (externt)
  • Tiden för hanterande av arbetsordern
  • Datum för påbörjat utförande
  • Kostnadsställe
  • Status
  • Tid för slutförande
  • Registrering av antal spenderade timmar
  • Materialkostnader
  • Kommentarer om utförandet
  • Tilldelning av team
  • Planering i kalendern, både för utförandet av uppdraget och när det är slutfört, baserat på ”look & feel”-kalender i Outlook
  • Nödvändiga säkerhetsåtgärder/föreskrifter/personlig skyddsutrustning:

Samtliga ovannämnda grundläggande uppgifter måste kunna grupperas och visas på olika sätt. Specifikt för denna funktionalitet bör arbetsordrar även kunna använda följande översikter och rapporter, inte bara som rapporter men också som ett filter som gör det enklare att göra ändringar i databasen.

Några (icke-uttömmande) exempel på föredragna rapporter:

  • Översikt över arbetsordrar per specialenhet
  • Översikt över arbetsordrar per grupp av byggnader
  • Översikt över arbetsordrar per installation
  • Översikt över arbetsordrar per utförare och/eller handelsgrupp
  • Översikt över planerings- och utföringsdata
  • Översikt över utestående arbetsordrar
  • Översikt över globalt inköpspris för samtliga arbetsordrar som utförs internt på en särskild utrymmesenhet
  • Översikt över globalt inköpspris för samtliga arbetsordrar som utförs på en särskild teknisk installation
  • Översikt över listor baserat på olika sökkriterier
  • Månatlig översikt över alla timmar som spenderas per kostnadsställe